Bei Ausschreibungen wäre mein Ziel nicht die kürzeste Zusammenfassung, sondern ein besser vorbereitetes Angebotsteam. Leistungsbeschreibungen, Anlagen und Nachträge verteilen Anforderungen auf viele Seiten. Entscheidend ist, dass das Team Fristen, Mengen und Nachweise schnell findet und jede wichtige Aussage im Original prüfen kann.
Dafür empfehle ich eine Arbeitsübersicht mit vier Angaben: Anforderung, Fundstelle, zuständige Person und offener Punkt. Eine gut klingende Antwort ohne Bezug zum Dokument hilft bei einer verbindlichen Angebotsentscheidung wenig. Die KI kann die Unterlagen erschließen; fachliche und wirtschaftliche Entscheidungen bleiben beim Team.
Für wen ist die Prüfung gedacht?
Hier geht es um Unternehmen, die eine Ausschreibung bearbeiten und ein Angebot vorbereiten. Ihr Team möchte wissen: Können wir die geforderte Leistung erbringen? Welche Nachweise fehlen? Welche Positionen oder Bedingungen müssen wir vor der Kalkulation klären? Das ist eine andere Aufgabe als das Erstellen einer Ausschreibung durch einen Auftraggeber.
KI kann bei der Suche und Aufbereitung helfen. Ob eine Leistung fachlich passt, ein Preis tragfähig ist oder eine Bedingung akzeptiert werden kann, entscheiden die zuständigen Menschen. Ein Dokumentenchat ersetzt außerdem keine vollständige Kalkulations- oder Vergabesoftware.
Ein Ablauf, der im Angebotsteam hilft
- Unterlagen zusammenstellen. Welche Fassung ist gültig? Gehören Anlagen, Fragen und nachgereichte Änderungen dazu? Erst ein vollständiger Bestand schafft eine brauchbare Grundlage.
- Anforderungen ordnen. Gesuchte Leistungen, Termine, Mengen und geforderte Nachweise werden in einer gemeinsamen Übersicht gesammelt. Jeder Eintrag erhält eine Fundstelle.
- Unklarheiten sichtbar machen. Fehlende Angaben oder widersprüchliche Stellen gehören auf eine eigene Fragenliste. Das System soll Lücken kennzeichnen, statt sie mit plausibel klingenden Angaben zu füllen.
- Das Angebot abgleichen. Das Team prüft anhand der Übersicht, welche Anforderungen sein Entwurf abdeckt und welche Punkte noch zu bearbeiten sind.
- Fachlich freigeben. Verantwortliche kontrollieren entscheidende Angaben im Original und geben das Angebot frei. Änderungen an den Unterlagen lösen eine erneute Prüfung aus.
Wie eine brauchbare Prüfliste aussieht
Ich würde das Ergebnis so aufbauen, dass eine Kollegin damit weiterarbeiten kann, ohne den gesamten Chat nachzulesen. Ein frei erfundenes Beispiel:
- Anforderung: Ein Wartungskonzept ist mit dem Angebot einzureichen.
- Fundstelle: Dokumenttitel, Fassung, Abschnitt und Seite. Ein Link führt zur Originalstelle.
- Stand: Im Angebotsentwurf fehlt das Konzept. Das ist ein offener Punkt, keine automatisch bestätigte Pflichtverletzung.
- Nächster Schritt: Die fachlich zuständige Person prüft die Anforderung und ergänzt den Entwurf oder formuliert eine Rückfrage.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen „nicht gefunden“ und „nicht vorhanden“. Hat die Texterkennung eine gescannte Anlage ausgelassen, kann eine überzeugende Übersicht trotzdem unvollständig sein. Deshalb gehört zur Prüfung auch eine Liste der tatsächlich eingelesenen Unterlagen.
Was der dokumentierte Fall zeigt
Der SOULSURF-Anwendungsfall betrifft ein mittelständisches Elektro-Unternehmen mit einer Arbeitsumgebung für 15 Konten. Als Plattform wird der SOULSURF Enterprise AI Workspace genannt. Elias Arnold beschreibt die Arbeit mit Leistungsverzeichnissen und Ausschreibungsunterlagen so:
Durch die schnelle Analyse der LVs und Ausschreibungs-Dokumente spart sich unser Kunde enorm viel Zeit, da sich diese Dokumente i.d.R. oftmals im Bereich von mehreren hunderten Seiten bewegen…
Der Nutzen liegt im schnelleren Zugang zu den entscheidenden Stellen: weniger manuelles Durchsuchen, eine gemeinsame Übersicht und gezieltere Rückfragen. Die damals genannten Modellversionen beschreiben den historischen Stand, nicht eine für jedes Projekt vorgeschriebene Technik. Eine pauschale Zeitersparnis lässt sich ohne Messverfahren und Vergleichsaufgabe daraus nicht ableiten.
Einen verwandten Einsatz mit einer namentlich genannten Kundin zeigt Elektro Hartinger: Leistungsverzeichnisse mit KI vorbereiten. Julia Hartinger beschreibt dort, wie sie mit einem ersten Grobgerüst beginnt und die fachlichen Feinheiten anschließend selbst bearbeitet.
Was vor dem Einsatz geklärt sein muss
- Welche vertraulichen Unterlagen dürfen verarbeitet werden, und wer darf sie sehen?
- Lassen sich Tabellen, Scans und Anlagen zuverlässig auslesen?
- Wer prüft kritische Fristen, Zahlen und fachliche Bedingungen?
- Wie werden neue Dokumentversionen und bereits erstellte Auswertungen auseinandergehalten?
Mein erster Test wäre eine abgeschlossene Ausschreibung, deren schwierige Stellen das Team kennt. Gefundene, übersehene und falsch zugeordnete Anforderungen werden getrennt erfasst. Danach würde ich einen Nachtrag ergänzen: Wird die Änderung erkannt, und ist sichtbar, welche bisherige Auswertung überholt ist? Erst diese Prüfung zeigt, ob aus einer überzeugenden Vorführung ein brauchbarer Arbeitsablauf wird.
Woran sich Aufwand und Nutzen entscheiden
Ein sauber lesbares PDF mit klaren Überschriften ist ein anderer Ausgangspunkt als ein Paket aus Scans, Tabellen und mehreren Nachträgen. Für die Einrichtung zählen deshalb nicht nur Seitenzahlen, sondern auch Dokumentqualität, wiederkehrende Aufgaben, Zugriffsrechte und notwendige Anbindungen.
Im Vergleich würde ich die gesamte Bearbeitungszeit erfassen: Unterlagen vorbereiten, Anforderungen finden, Ergebnis prüfen und Fehler korrigieren. Daneben stehen die übersehenen oder falsch zugeordneten Anforderungen. Erst zusammen zeigen diese Werte, ob die Unterstützung dem Angebotsteam wirklich Arbeit abnimmt. Den technischen Hintergrund erläutert unser Beitrag RAG einfach erklärt.
Eine Ausschreibung als ersten Test besprechen.
Für das erste Gespräch reichen die Dokumentarten, der ungefähre Umfang und die Aufgabe, die Ihr Team regelmäßig Zeit kostet. Vertrauliche Ausschreibungsunterlagen brauchen Sie dafür noch nicht zu schicken.
Company GPT für die Arbeit mit eigenen Unterlagen kennenlernen oder Ihren Ausschreibungsprozess besprechen.
Einordnung und Empfehlungen: Florian Hofmann, auf Grundlage des dokumentierten SOULSURF-Anwendungsfalls. Zitate sind den jeweiligen Gesprächspartnern zugeordnet.
Über den Autor
Florian Hofmann
Florian Hofmann entwickelt bei SOULSURF digitale Lösungen und verbindet Websites, KI und Automatisierung mit den Aufgaben im Unternehmen. In seinen Beiträgen geht es darum, aus einer Idee einen brauchbaren Ablauf zu machen: mit passenden Inhalten, verständlicher Bedienung und Ergebnissen, die sich prüfen lassen. Sein Blick richtet sich auf die praktische Umsetzung und die Weiterentwicklung im Alltag.