Sie möchten eine neue Software einsetzen oder einen Arbeitsschritt automatisieren? Klären Sie zuerst, was dadurch im Alltag besser werden soll. Vielleicht sucht Ihr Team zu lange nach Informationen oder überträgt dieselben Daten von einem System ins andere. An solchen konkreten Aufgaben lässt sich prüfen, ob eine neue Lösung wirklich hilft.
Besprechen Sie vor dem Start vier Fragen mit den Menschen, die den Ablauf kennen, und mit Ihrem Technikteam.
1. Welches Problem lohnt sich zu lösen?
Sammeln Sie zuerst die Stellen, an denen heute Zeit verloren geht, Informationen fehlen oder Arbeit doppelt erledigt wird. Gespräche mit den beteiligten Teams helfen dabei, den tatsächlichen Ablauf zu verstehen. Erst danach folgt die Suche nach einer geeigneten Technologie.
Vergleichen Sie mögliche Vorhaben anhand derselben Fragen:
- Wie häufig tritt das Problem auf und wen betrifft es?
- Welcher Aufwand entsteht heute?
- Sind die nötigen Daten und Zugänge vorhanden?
- Woran würden Sie eine Verbesserung erkennen?
Eine klar beschriebene Aufgabe hilft bei der Auswahl mehr als eine lange Liste neuer Werkzeuge.
2. Wer arbeitet später mit der Lösung?
Beziehen Sie die Menschen ein, die den Ablauf kennen und die neue Lösung später nutzen sollen. Ihre Erfahrungen gehören in die Anforderungen und in die Bewertung des ersten Tests. So werden auch Sonderfälle sichtbar, die eine technische Beschreibung leicht übersieht.
Eine interne Ansprechperson sollte Rückmeldungen sammeln und Entscheidungen mit Fachbereich und Technik abstimmen. Reservieren Sie dafür Zeit. Ideen aus dem Team brauchen nicht nur einen Eingangskanal, sondern auch eine verständliche Rückmeldung: Was wird ausprobiert, was wird zurückgestellt und warum?
3. Was soll ein erster Test zeigen?
Begrenzen Sie den ersten Schritt auf einen überschaubaren Prozess. Legen Sie vor Beginn fest, welche Ergebnisse Sie vergleichen, wie lange der Test läuft und wer über die Fortsetzung entscheidet. Denkbare Kriterien sind Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder der Aufwand für Rückfragen.
Prüfen Sie dabei auch die Voraussetzungen: Schnittstellen, Datenqualität, Zugriffsrechte, Datenschutz und der Aufwand für die Anbindung an vorhandene Systeme. Nutzen Sie zunächst geeignete Testdaten, wenn der Einsatz echter Daten noch nicht geklärt ist.
Ein erster Test verpflichtet Sie nicht dazu, die Lösung im ganzen Unternehmen einzuführen. Wenn sie weniger hilft als erwartet oder zu viel Aufwand verursacht, können Sie sie anpassen, kleiner starten oder stoppen.
4. Was braucht die Lösung im Betrieb?
Nach einem erfolgreichen Test muss die Lösung im Arbeitsalltag bestehen. Klären Sie, wer sie betreut, wer bei Fehlern erreichbar ist und wie Änderungen eingespielt werden. Ihr Team braucht eine verständliche Anleitung und eine Einführung. Legen Sie auch fest, wie Sie bei einer Störung weiterarbeiten können.
Vereinbaren Sie außerdem, wann Sie erneut auf den Nutzen schauen. Ein Prozess verändert sich mit dem Unternehmen. Deshalb sollte auch die Lösung überprüfbar und weiterentwickelbar bleiben.
Der sinnvolle nächste Schritt ist damit nicht zwingend die größte technische Lösung. Es ist das Vorhaben, dessen Nutzen Sie konkret beschreiben und mit überschaubarem Aufwand überprüfen können.
Welche Aufgabe möchten Sie einfacher lösen?
SOULSURF verbindet Konzeption, Entwicklung und langfristige Betreuung. Wir klären mit Ihnen, wie sich eine neue Lösung in Ihre bestehenden Abläufe und Systeme einfügen kann.
Über den Autor
Alex Krapp
Alex Krapp entwickelt SOULSURF als Unternehmen weiter, berät Kunden strategisch und schafft die Grundlage für langfristige Partnerschaften. In seinen Beiträgen verbindet er digitale Möglichkeiten mit den Zielen und Abläufen im Unternehmen. Er schreibt über die Einführung von KI, verständliche Inhalte und die Frage, wie aus neuen Technologien sinnvoll eingesetzte Lösungen werden.