Eine KI-Strategie für den Mittelstand beginnt nicht mit der Frage nach dem besten Werkzeug. Sie beginnt mit einer Aufgabe, die im Unternehmen tatsächlich Zeit kostet, Fehler verursacht oder Menschen ausbremst. Erst dann lohnt sich die Entscheidung, ob KI, eine einfachere Automatisierung oder ein besserer Ablauf die passende Antwort ist.
Florian Hofmann, damals Business Development bei SOULSURF, formulierte den Anspruch im Zusammenhang mit einem KI-Webinar so:
„Unsere Aufgabe ist es, unseren Kunden einen groben Überblick über KI und sinnvollen Einsatz im Unternehmen zu ermöglichen! Und dabei die Kirche im Dorf zu lassen“
1. Eine Aufgabe finden, nicht alles gleichzeitig verändern
Wir empfehlen, Mitarbeitende aus dem betroffenen Bereich einzubeziehen. Welche Fragen beantworten sie immer wieder? Wo suchen sie lange nach Informationen? Welche Angaben müssen sie aus Dokumenten übertragen? Wo entstehen Wartezeiten oder vermeidbare Rückfragen?
Eine mögliche Testaufgabe wäre, für das Serviceteam Antwortentwürfe auf wiederkehrende Fragen vorzubereiten. Zunächst prüft und versendet weiterhin ein Mensch. Das ist ein Beispiel für einen begrenzten Einstieg, kein Versprechen, dass ein Assistent Ihren Kundenservice selbstständig übernehmen kann.
Wer zuerst die Begriffe einordnen möchte, findet eine Einführung unter Was ist künstliche Intelligenz?
2. Daten und Zuständigkeiten vor dem Test klären
Für jede ausgewählte Aufgabe sollten folgende Fragen beantwortet sein:
- Welche Informationen werden benötigt, und sind sie vollständig sowie aktuell?
- Welche Daten dürfen im vorgesehenen System verarbeitet werden?
- Wer entscheidet fachlich, ob ein Ergebnis richtig und brauchbar ist?
- Was passiert bei einer falschen Antwort, fehlenden Angaben oder einem Ausfall?
- Wer kümmert sich nach dem Test um Pflege, Schulung und Rückmeldungen?
Wir empfehlen, Fachbereich, IT und die zuständigen Personen für Datenschutz und Sicherheit früh zusammenzubringen. Ein Test sollte diese Fragen nicht auf einen späteren Betrieb verschieben. Auch das freiwillige NIST AI RMF Playbook betrachtet den Umgang mit KI-Risiken über Entwicklung, Einführung und Nutzung hinweg.
3. Den Nutzen am bisherigen Ablauf messen
Für einen aussagekräftigen Vergleich empfehlen wir bekannte Aufgaben mit prüfbarem Ergebnis. Halten Sie vorher fest, wie lange die Bearbeitung dauert, welche Fehler auftreten und wie viel Nacharbeit nötig ist. Im Test zählen dieselben Größen – einschließlich der Zeit, die Menschen für Kontrolle und Korrektur aufwenden.
Berücksichtigen Sie außerdem Einrichtung, laufende Nutzung, Schnittstellen, Schulung und Pflege. Eine schnelle Vorführung zeigt noch nicht, ob sich der Einsatz im Alltag lohnt. Legen Sie deshalb vorab fest, wann Sie fortsetzen, nachbessern oder den Versuch beenden.
4. Erst nach dem Pilot über den Betrieb entscheiden
Ein erfolgreicher Test braucht einen geregelten Übergang: Wer hat Zugriff? Wer gibt Änderungen frei? Wie werden Probleme gemeldet? Welche Aufgaben bleiben ausdrücklich bei Menschen? Wir empfehlen eine kurze, verständliche Arbeitsanweisung und Übungen mit denjenigen, die das System später nutzen.
Für einen Wissensassistenten lässt sich beispielsweise prüfen, ob Mitarbeitende gesuchte Informationen leichter finden. Unser Anwendungsfall Unternehmensdaten mit KI befragen beschreibt diesen Ansatz. Vor der Werkzeugentscheidung hilft zudem ein Blick auf die Prüfung beim KI-Einkauf.
Eine sinnvolle Strategie darf auch zum Ergebnis kommen, dass eine Aufgabe zunächst ohne KI besser gelöst wird. Entscheidend ist ein nachvollziehbarer Nutzen, nicht die Zahl der eingesetzten Werkzeuge. Wir unterstützen Sie dabei, einen passenden ersten Anwendungsfall einzugrenzen.
Über den Autor
Alex Krapp
Alex Krapp entwickelt SOULSURF als Unternehmen weiter, berät Kunden strategisch und schafft die Grundlage für langfristige Partnerschaften. In seinen Beiträgen verbindet er digitale Möglichkeiten mit den Zielen und Abläufen im Unternehmen. Er schreibt über die Einführung von KI, verständliche Inhalte und die Frage, wie aus neuen Technologien sinnvoll eingesetzte Lösungen werden.