Ein KI-Workspace soll Informationen dort zugänglich machen, wo Menschen sie benötigen. Auf einer Website kann das ein Chat zu öffentlich angebotenen Leistungen sein. Im Unternehmen geht es eher um Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen oder wiederkehrende Fragen. Die Oberfläche kann ähnlich aussehen. Die Informationen dahinter dürfen jedoch nicht ohne Weiteres dieselben sein.
SOULSURF beschrieb im April 2025 unter dem Namen Enterprise AI Workspace ein Konzept aus WordPress-Anbindung und einer zentralen KI-Plattform. Das damalige Konzept unterscheidet einen öffentlichen Website-Chat und eine interne Oberfläche für Mitarbeitende. Diese Unterscheidung bleibt der wichtigste Ausgangspunkt für die Planung.
Zwei Zugänge, unterschiedliche Aufgaben
Ein öffentlicher Chat kann Besuchern helfen, passende Informationen auf Ihrer Website zu finden. Grundlage sind dafür freigegebene Seiten und Beiträge. Er sollte auf nachvollziehbare Fundstellen verweisen und bei offenen Fragen einen Kontaktweg anbieten. Wie ein solcher Dialog gestaltet werden kann, erläutert unser Beitrag zum KI-Assistenten im Kundenservice.
Ein interner Workspace soll dagegen Beschäftigte bei der Suche in Unternehmenswissen unterstützen. Dafür können beispielsweise Handbücher, Projektunterlagen oder freigegebene Dokumentensammlungen relevant sein. Welche Person welche Informationen sehen darf, muss für die Suche und für jede erzeugte Antwort gelten. Eine Anmeldung an WordPress allein belegt diese Trennung noch nicht.
Was zwischen Dokument und Antwort passieren muss
Das Workspace-Konzept von 2025 sieht eine Anbindung von WordPress-Inhalten, Dokumenten und weiteren Datenquellen an eine gemeinsame Wissensbasis vor. Für ein konkretes Vorhaben empfehlen wir, diesen Weg sichtbar zu machen: Welche Quelle liefert die Information? Wie aktuell ist sie? Wer darf darauf zugreifen? Wie gelangt eine Änderung bis in die Suche?
Auch gelöschte und gesperrte Inhalte gehören in den Test. Es reicht nicht, sie nur auf der Website zu verstecken, wenn eine zusätzliche Suchkopie weiterhin gefunden werden kann. Eine verständliche Einführung in die Verbindung von Suche und Sprachmodell finden Sie unter RAG und Unternehmenswissen.
Mit einem überschaubaren Test beginnen
Wir empfehlen zunächst eine klar begrenzte Aufgabe: beispielsweise Antworten auf häufige interne Fragen anhand einer freigegebenen Dokumentensammlung. Ein solcher Test sollte bekannte Fragen, fehlende Informationen, widersprüchliche Dokumente und unterschiedliche Nutzerrechte enthalten.
- Vergleichen Sie jede Antwort mit ihrer Originalquelle.
- Prüfen Sie mit getrennten Testkonten, ob Zugriffsbeschränkungen auch in Suchergebnissen greifen.
- Messen Sie Bearbeitungszeit einschließlich Kontrolle und Korrektur.
- Legen Sie fest, wer Quellen pflegt und fehlerhafte Antworten bearbeitet.
Eine bessere Wissensbasis entsteht durch gepflegte Inhalte, Rückmeldungen und überprüfte Änderungen. Dass ein System durch jede Unterhaltung automatisch fachlich richtiger wird, sollte nicht vorausgesetzt werden.
Aus einer Produktbeschreibung wird noch kein Betriebskonzept
Der hier beschriebene Ansatz stammt aus 2025. Für ein heutiges Projekt müssen verfügbare Funktionen, unterstützte Modelle, Preise und Betriebsorte konkret geklärt werden, ebenso Datenflüsse, Aufbewahrung und Zuständigkeiten.
Das heutige Angebot finden Sie unter SOULSURF Company GPT. Wie Sie einen ersten Wissensbereich mit echten Fragen prüfen, erklärt unser Leitfaden für einen Pilot mit Unternehmenswissen.
Hilfreich ist dafür unsere Prüfung beim KI-Einkauf. Wenn Sie einen öffentlichen oder internen Wissenszugang planen, sprechen Sie mit SOULSURF über Ihre Aufgabe und die benötigten Grenzen.
Über den Autor
Alex Krapp
Alex Krapp entwickelt SOULSURF als Unternehmen weiter, berät Kunden strategisch und schafft die Grundlage für langfristige Partnerschaften. In seinen Beiträgen verbindet er digitale Möglichkeiten mit den Zielen und Abläufen im Unternehmen. Er schreibt über die Einführung von KI, verständliche Inhalte und die Frage, wie aus neuen Technologien sinnvoll eingesetzte Lösungen werden.