Routineaufgaben mit KI zu automatisieren beginnt mit einer einfachen Frage: Welcher wiederkehrende Arbeitsschritt kostet Ihr Team Zeit, obwohl das gewünschte Ergebnis klar ist? Das kann die Ablage von Dokumenten sein, ein Antwortentwurf auf eine E-Mail oder das Zusammenstellen von Projektinformationen. Ein begrenzter Ablauf lässt sich besser testen als das Versprechen, gleich eine ganze Abteilung zu automatisieren.
In vielen Teams liegen Informationen verteilt vor: Tätigkeiten stehen stichpunktartig in einem System, Belege in einem Ordner und Rückfragen im Postfach. Bevor daraus ein brauchbares Ergebnis entsteht, muss jemand die Angaben suchen, ordnen und zusammenführen. Genau diese Vorarbeit lohnt sich als Ausgangspunkt.
Was KI und No-Code jeweils beitragen
Generative KI wird dabei beispielsweise für Zusammenfassungen, Textentwürfe oder die Zuordnung von Schlagwörtern eingesetzt. Eine No-Code-Oberfläche dient dazu, die einzelnen Schritte eines Ablaufs zusammenzustellen. Schnittstellen verbinden die beteiligten Programme. Das ersetzt nicht die Entscheidung, welche Daten wohin gelangen dürfen und was bei einem Fehler passieren soll.
Das SOULSURF-Anwendungsbeispiel vom April 2024 verbindet Make, PDF.co und ChatGPT: PDF-Dokumente werden analysiert, mit Schlagwörtern versehen, umbenannt und in einem anderen Ordner abgelegt. Die Namen gehören zu diesem historischen Beispiel, nicht zu einem heute geprüften Werkzeugpaket. Aktuelle Verbindungen und Kosten müssen für ein neues Projekt gesondert geprüft werden.
Vom Dokument zur geprüften Ablage
Für einen solchen Einstieg empfehlen wir folgenden Ablauf:
- Eingang festlegen. Bestimmen Sie, welche Dokumente verarbeitet werden sollen. Beginnen Sie mit einem bekannten Dokumenttyp und einer klaren Ablageregel.
- Angaben vorbereiten. Lassen Sie relevante Informationen auslesen und passende Schlagwörter vorschlagen. Fehlende Angaben sollten offenbleiben, statt ergänzt zu werden, nur damit ein Feld gefüllt ist.
- Ergebnis kontrollieren. Eine verantwortliche Person prüft zunächst Dateiname, Zuordnung und Inhalt. Unlesbare oder widersprüchliche Unterlagen gehen zur Klärung zurück.
- Freigegeben ablegen. Erst danach wird die Datei wie vereinbart benannt und abgelegt. Bewahren Sie das Original für den Vergleich auf.
Diese Prüf- und Freigabeschritte sind Empfehlungen für die Umsetzung, keine Behauptung über bereits vorhandene Funktionen im beschriebenen Kundenprojekt.
Geeignete Aufgaben finden
Ähnliche Ansätze lassen sich für E-Mail-Zusammenfassungen, Antwortentwürfe, Besprechungsnotizen oder die Vorbereitung von Abrechnungsinformationen untersuchen. Auch das Ordnen von Kundenfeedback kann ein Testfall sein. Dabei sollte die Aufgabe zur Unterstützung passen: Eine Zusammenfassung ist keine bestätigte Rechnung, eine vermutete Stimmung keine sichere Auskunft über die Absicht eines Kunden.
Für den Start empfehlen wir Aufgaben, bei denen sich Fehler erkennen und korrigieren lassen, bevor sie Folgen außerhalb des Teams haben. Ein vorbereiteter E-Mail-Entwurf ist dafür ein anderer Eingriff als eine automatisch versendete Antwort.
Den Betrieb von Anfang an mitplanen
Legen Sie fest, wer fehlgeschlagene Durchläufe bearbeitet, wer Zugriffsrechte verwaltet und wann eine manuelle Bearbeitung übernimmt. Prüfen Sie Kosten für verwendete Dienste, Verarbeitung und Betreuung gemeinsam. Eine nutzungsabhängige Abrechnung bedeutet nicht automatisch, dass der gesamte Ablauf günstiger ist.
Vergleichen Sie im Test Bearbeitungszeit, Korrekturbedarf und laufende Kosten mit dem bisherigen Vorgehen. Beziehen Sie die Menschen ein, die mit den Ergebnissen arbeiten. Erst danach lässt sich entscheiden, welche Schritte dauerhaft sinnvoll unterstützt werden und welche weiterhin manuell bleiben.
Mehr zur Verbindung von KI und ausführbaren Aktionen erklärt unser Beitrag über KI-Agenten und Werkzeuge. Gemeinsam mit SOULSURF können Sie einen passenden ersten Ablauf auswählen und seine Grenzen festlegen.
Redaktionell zusammengeführt aus Beiträgen von Jan Elbert und Alex Krapp.