„Welche Fassung gilt für meine Aufgabe?“ Diese Frage wäre für mich ein guter Ausgangspunkt für einen internen Wissenszugang. Mitarbeitende sollen ihre Frage in eigenen Worten stellen können und die passende, freigegebene Information finden. Ein ansprechendes Chatfenster reicht dafür nicht: Die Antwort muss zum aktuellen Bestand und zu den Rechten der fragenden Person passen.
Ein gemeinsamer Zugang zu verteiltem Wissen
Ein SOULSURF-Anwendungsfall aus dem Bereich Medizin und Reha beschreibt diesen Ansatz mit dem SOULSURF Enterprise AI Workspace und 150 Accounts. Im Mittelpunkt stehen Datenqualität, das Zusammenführen von Informationen aus verschiedenen Abteilungen und rollenbasierte Zugriffsrechte.
Die Aufgabe beginnt deshalb bei den Daten: Welche Bestände gehören zusammen? Welche Fassung ist verbindlich? Und wer darf welche Informationen verwenden? Ein Chat allein beantwortet diese organisatorischen Fragen nicht. Für den Einstieg muss es nicht gleich ein Rollout in dieser Größe sein.
Welche Fragen sich für einen ersten Test eignen
Ich würde mit einem einzigen Wissensbereich beginnen, dessen Inhalte das Team gut kennt. Ein geeigneter Test besteht aus drei Fragen: Was steht in der aktuellen Anweisung? Was hat sich zur vorherigen Fassung geändert? Und welche Auskunft darf meine Rolle nicht erhalten? Damit werden Qualität, Versionsstand und Zugriffsgrenzen gemeinsam sichtbar.
Für die Vorbereitung würden wir vier Punkte gemeinsam mit dem Team klären:
- Verlässliche Grundlagen: Zuständige Personen wählen die relevanten Daten aus und entscheiden, wie Fehler, veraltete Fassungen und widersprüchliche Angaben behandelt werden.
- Passende Zugriffe: Vor der Nutzung wird festgelegt und getestet, welche Informationen jeder Rolle zugänglich sein dürfen. Der bequeme Zugang darf bestehende Grenzen nicht aufheben.
- Prüfbare Antworten: Wir empfehlen Verweise auf die verwendeten Inhalte. Fehlende Informationen sollten erkennbar bleiben, statt durch plausible Ergänzungen ersetzt zu werden.
- Pflege im Alltag: Wer aktualisiert die Daten, prüft Rückmeldungen und entscheidet bei Unklarheiten? Dafür braucht es feste Verantwortliche.
Ein Pilot, den Ihr Team beurteilen kann
Ich würde vor dem ersten Test eine kleine Sammlung aus echten Fragen und erwarteten Antworten anlegen. Zehn bis zwanzig Fragen können ein handhabbarer Anfang sein; sie sind kein Gütesiegel für das gesamte System. Entscheidend ist, dass auch schwierige Fälle dabei sind.
- Eine Aufgabe auswählen. Zum Beispiel eine freigegebene Arbeitsanweisung finden und für einen konkreten Vorgang erklären. Benennen Sie das Team, das damit arbeiten soll.
- Die Grundlage festhalten. Zu jeder Testfrage gehören die richtige Quelle, ihre Fassung und die Angaben, die eine Antwort enthalten muss. Bei manchen Fragen lautet das erwartete Ergebnis bewusst: „Dazu fehlen Informationen.“
- Rechte und Änderungen prüfen. Testen Sie mit einem berechtigten und einem nicht berechtigten Konto. Tauschen Sie anschließend eine Quelle gegen eine neue Fassung aus. Die alte Antwort darf nicht unbemerkt weitergelten.
- Mit dem bisherigen Weg vergleichen. Wie lange dauert es heute, die Information zu finden und zu prüfen? Wie lange mit dem Assistenten, einschließlich Nachlesen und Korrektur?
- Den nächsten Schritt entscheiden. Welche Fehler müssen vor dem Einsatz behoben werden? Wer pflegt die Quellen? Und für welche Aufgaben ist das Ergebnis bereits hilfreich?
Für jede Frage reichen zunächst wenige Einträge: erwartete Quelle, tatsächliche Antwort, Fehler oder Lücke, benötigte Zeit und zuständige Person. Das ist aussagekräftiger als die bloße Zahl beantworteter Chats.
Wann eine bessere Suche schon genügt
Wenn Beschäftigte lediglich ein Dokument wiederfinden möchten, kann eine gepflegte Suche mit verständlichen Titeln und Filtern die einfachere Lösung sein. Ein KI-Assistent wird interessant, wenn Informationen aus mehreren passenden Stellen erklärt oder für eine konkrete Aufgabe zusammengefasst werden sollen. Der RAG-Ansatz verbindet dafür Suche und Sprachmodell. Fehlende oder widersprüchliche Grundlagen müssen auch dann zuerst bearbeitet werden.
Was sich für Mitarbeitende ändern kann
Elias Arnold aus unserem Entwicklungsteam beschreibt die Bedeutung für den Kunden so:
„Für unseren Kunden ist es ein Meilenstein, wenn Mitarbeitende sich plötzlich mit ihren Daten unterhalten können.“
Ob der Zugang tatsächlich hilft, sollten Mitarbeitende an bekannten Aufgaben prüfen. Finden sie die richtige Information? Ist die Antwort vollständig? Stimmt die zugrunde liegende Fassung? Auch Fragen, die sich mit dem freigegebenen Bestand nicht beantworten lassen, gehören in den Test.
Die Zahl beantworteter Fragen allein sagt mir zu wenig. Ich möchte wissen, ob Mitarbeitende verlässlich zur richtigen Grundlage gelangen und Unklarheiten erkennen. Dazu gehört ein einfacher Rückmeldeweg: falsche Quelle melden, zuständige Person finden, Inhalt korrigieren und die Antwort erneut prüfen. So wird aus einem ersten Test ein pflegbarer Bestandteil der Arbeit. Eine feste Zeitersparnis oder garantierte Ergebnisqualität lässt sich daraus nicht ableiten.
Welches Wissen sucht Ihr Team immer wieder?
SOULSURF Company GPT ist unser Angebot für die Arbeit mit eigenen Quellen. Für eine erste Einschätzung helfen drei typische Fragen, ein Überblick über die Ablagen und die benötigten Zugriffsrechte. Vertrauliche Dateien müssen Sie dafür noch nicht übermitteln.
Einordnung und Empfehlungen: Florian Hofmann, auf Grundlage des dokumentierten SOULSURF-Anwendungsfalls. Zitate sind den jeweiligen Gesprächspartnern zugeordnet.
Über den Autor
Florian Hofmann
Florian Hofmann entwickelt bei SOULSURF digitale Lösungen und verbindet Websites, KI und Automatisierung mit den Aufgaben im Unternehmen. In seinen Beiträgen geht es darum, aus einer Idee einen brauchbaren Ablauf zu machen: mit passenden Inhalten, verständlicher Bedienung und Ergebnissen, die sich prüfen lassen. Sein Blick richtet sich auf die praktische Umsetzung und die Weiterentwicklung im Alltag.