Wir sorgen durch den gezielten Einsatz von KI-Systemen dafür, dass Menschen entlastet und Routinearbeiten ersetzt, erleichtert oder beschleunigt werden.
Der HR-Report 2024 von Heys, Nexum sowie anderen Beraterfirmen in den Bereichen IT/KI spricht von „potenziell effizienzsteigernden Effekten“ von KI-Systemen – besonders durch sogenannte LLMs (Large Language Models).
Problemstellung
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dokumentieren Aufwände und Tätigkeiten für Projekte/Kunden/Vorhaben. Diese Informationen sind – wie in jedem Unternehmen – meist an unterschiedlichen Stellen zu finden und werden z.T. auch nur stichpunktartig erfasst.
Daten müssen erst oftmals mühevoll recherchiert, verstanden, angereichert oder zusammengefasst („monkey work“) werden.
Diese Tätigkeiten können wir jetzt mit Hilfe von KI wesentlich effizienter gestalten, indem alle Datenquellen erfasst, bewertet und für den jeweilien Anwendungsfall in Echtzeit verdichtet, bewertet oder an eine andere Software übergeben werden.
Lösungsansätze
Abrechnung und Rechnungs-Erstellung
Die KI liest unternehmensweite Datenquellen und fasst diese für die Abrechnung zusammen
eCommerce und Marktplätze
Stimmungsanalyse von Produktbewertungen sowie Management von Kommentaren
Automatisierung
von E-Mails
Analyse von E-Mails, personalisierte Antworten oder spezielle Weiterleitungen
Dokumentationen und Meetings (MoM)
Automatische Aufbereitung von Minutes of Meetings (MOM) und anderen Dokumentationen
Transkriptionen von (virtuellen) Konferenzen
Transkriptionen von (virtuellen) Konferenzen und Erstellung von Zusammenfassungen
Social Media und eigene Unternehmens-Blogs
Bewertung und Analyse von
Social Media-Kommentaren
und -Nachrichten
Wie gehen wir vor? Was liegt dem Einsatz von K-SystemenI zugrunde?
Identifizierung und Machbarkeitsanalyse im Unternehmen
- Jeder unserer Kunden ist einzigartig und hat spezielle Stellen, an denen der Einsatz von KI für das Unternehmen sinnvoll ist. Um diese Hebelpunkte zu finden und entsprechende Lösungen zu erarbeiten, hat SOULSURF eigene KI-Workshops entwickelt.
- Anhand des jeweiligen Anwendungsfalls erarbeiten wir personalisierte und auf Ihr Unternehmen zugeschnittene KI-Systeme und -Lösungen, die wir für Sie implementieren und in Betrieb nehmen.
KI ist nicht nur Technik – der Mensch muss mitgenommen und nicht ersetzt werden
Wie bereits im Hays Report ausgeführt wurde, bedürfen KI-Systeme einer sozialen und human-verträglichen Integration. Darum ist unserer Meinung nach ein schrittweises Vorgehen und beständige Bewertung von KI- Maßnahmen essentliell. Wir betreuen jeden dieser Schritte engmaschig und nehmen – basierend auf den Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – Anpassungen im System oder am Prozess vor.
Substitutionseffekte
Der gezielte Einsatz von KI-Systemen bedeutet heute weit mehr, als nur neue Technologie einzuführen: Er bietet Unternehmen die Möglichkeit, Mitarbeitende zu entlasten, wiederkehrende Aufgaben auf ein neues Effizienzniveau zu heben und Abläufe grundlegend zu verbessern. Gerade moderne KI-Modelle wie Large Language Models (LLMs) verfügen über die Fähigkeit, große Datenmengen zu analysieren und in Echtzeit nutzbar aufzubereiten. Diese Effekte werden auch im HR-Report 2024 als „potenziell effizienzsteigernd“ beschrieben, was insbesondere auf den Einsatz solcher Modelle zurückgeführt wird.
In vielen Unternehmen gehört zur alltäglichen Praxis, dass Mitarbeitende Aufwand, Tätigkeiten und Projektinformationen unterschiedlich dokumentieren – oft verteilt über verschiedene Systeme und nicht selten nur stichpunktartig. Bevor daraus verwertbare Informationen entstehen, müssen diese Daten erst mühsam zusammengetragen, verstanden, angereichert und schließlich zusammengefasst werden – ein Vorgang, den viele als „monkey work“ bezeichnen. All diese Schritte sind zeitintensiv, fehleranfällig und binden wertvolle Personalressourcen. Genau hier setzt der Einsatz von KI an: Sie kann die relevanten Daten erfassen, bewerten und je nach Bedarf in strukturierter Form weiterverarbeiten. So lassen sich Prozesse nicht nur beschleunigen, sondern auch konsistenter und weniger fehlerbehaftet gestalten.
KI-Systeme können in verschiedenen Bereichen konkrete praktische Unterstützung leisten.
Beispielsweise lassen sie sich einsetzen, um unternehmensweite Daten für die Abrechnung und Rechnungserstellung zu lesen und zusammenzufassen, was die Abwicklung dieser häufig wiederkehrenden Aufgabe deutlich einfacher macht. Im E-Commerce- und Marktplatz-Management können KI-Modelle Stimmungen aus Produktbewertungen extrahieren, Kommentare verwalten und so wertvolle Insights für Marketing- und Vertriebsstrategien liefern. Gleiches gilt für wiederkehrende Kommunikationsprozesse wie die Automatisierung von E-Mails, wo KI E-Mails analysiert, personalisierte Antworten formuliert oder Weiterleitungen effizient steuert.
Auch bei der Dokumentation von Meetings oder bei Transkriptionen von (virtuellen) Konferenzen zeigt KI ihr Potenzial, indem sie aus gesprochener Sprache strukturierte Protokolle und kompakte Zusammenfassungen generiert – Aufgaben, die sonst viel Zeit und Aufmerksamkeit erfordern würden. Schließlich lässt sich KI ebenso in der Analyse und Verarbeitung von Social Media-Inhalten und Unternehmensblogs nutzen, um beispielsweise Trends, Stimmungen und Feedback systematisch zu monitoren und daraus Erkenntnisse für die Unternehmensstrategie abzuleiten.
Damit KI-Systeme im Unternehmen wirklich Wirkung zeigen, ist jedoch mehr nötig als nur die Technik selbst: Zunächst gilt es, die passenden Anwendungsfälle zu identifizieren und ihre Machbarkeit sorgfältig zu prüfen. Kein Unternehmen ist gleich, daher müssen die Einsatzbereiche von KI individuell analysiert werden, um dort Potenziale zu erschließen, wo der Nutzen am größten ist. Dies kann etwa über gezielte Workshops geschehen, in denen gemeinsam mit Mitarbeitenden und Führungskräften Anknüpfungspunkte und Hebel identifiziert werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die soziale und kulturelle Integration von KI-Lösungen: KI soll Mitarbeitende entlasten und nicht einfach ersetzen. Wie bereits im Hays-Report hervorgehoben wird, hängt der Erfolg von KI-Systemen entscheidend davon ab, wie gut sie in bestehende Arbeitsprozesse eingebettet werden und wie sehr die betroffenen Personen mitgenommen werden. Daher empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen mit fortlaufender Bewertung der eingesetzten Maßnahmen und regelmäßiger Rückkopplung mit den Mitarbeitenden. Anpassungen an System oder Prozess sind hierbei Teil eines lernenden Implementierungsprozesses, um sicherzustellen, dass die Technologie tatsächlich den gewünschten Nutzen liefert und gut angenommen wird.
So kann KI nicht nur Routinejobs effizienter erledigen, sondern auch Raum für hochwertige Aufgaben schaffen – eine Entwicklung, die über reine Effizienzsteigerung hinausgeht und Unternehmen dabei hilft, ihre Mitarbeiter sinnvoll zu entlasten und gleichzeitig neue Potenziale zu erschließen.
